در شرایط نامطمئن اقتصادی امروز، سازمان ها اغلب ساختارها را برای کاهش هزینه ها و تسریع در تصمیم گیری ها، مسطح می کنند و لایه های مدیریت میانی را از بین می برند. تنها در طی سال‌های ۲۰۲۳ و ۲۰۲۴، غول‌های فناوری مانند متا، گوگل و آمازون با اخراج ده‌ها هزار نیروی انسانی، تثبیت موقعیت‌های شغلی، کوچک‌سازی تیم‌ها و توسعه حوزه‌های مدیریتی، این روند را به‌وضوح به نمایش گذاشتند.
بر روی کاغذ، نمودار سازمانی ممکن است کارآمد به نظر برسد، اما اگر شما یک رهبر ارشد باشید که ناگهان مسئول یک تیم گسترده هستید، کارهای روزمره می‌تواند طاقت‌فرسا به نظر برسد. پیام‌های Slack روی هم انباشته می‌شوند، جلسات تک به تک چند برابر می‌شوند و هر کار بیهوده ای روی میز شما فرود می‌آید.
ما این پدیده را “بهمنِ رهبری” (leadership avalanche) می‌نامیم. بدون یک استراتژی روشن، رشد تصاعدی به یک نقطه ضعف تبدیل می‌شود.
ما پنج استراتژی آزمایش‌شده را شناسایی کرده‌ایم که می‌توانند به رهبران کمک کنند تا در موقعیت‌های مختلف پیشرفت کنند و رهبری را در مقیاس بزرگ به دست گیرند.
۱. تنظیم مجدد نحوه رهبری با همدیگر
وقتی اندازه تیم شما یک شب چند برابر می‌شود اما این اتفاق برای منابع شما نمی افتد، پس چیزی را باید فدا کنید. اغلب اوقات، رهبران به عادات آشنا می‌چسبند: جلسات هفتگی یک به یک، در دسترس بودن مداوم و مشارکت در هر تصمیم. با این حال، آنچه برای یک تیم کوچک جواب می‌دهد، برای یک تیم بزرگتر و پیچیده‌تر جواب نمی‌دهد. تلاش برای رهبری به همان شیوه، فقط فرسودگی شغلی را تسریع می‌کند.
آنچه برای یک تیم کوچک جواب می‌دهد، برای یک تیم بزرگتر و پیچیده‌تر جواب نمی‌دهد.
در عوض آن، انتظارات را از نو تنظیم کنید و این کار را با همکاری تیم خود انجام دهید. آنچه را که به عنوان رهبر آنها، به ارائه آن ادامه خواهید داد (برای مثال: اولویت‌ها، حضور در لحظات بحرانی، حمایت از موانع) و آنچه ممکن است نیاز به تغییر داشته باشد (برای مثال: پاسخگویی فوری، مشارکت عمیق در هر پروژه) را مشخص نمایید. سپس، روش‌های جدید کار را با هم ایجاد کنید، مانند نحوه تصمیم‌گیری، نحوه برگزاری جلسات و چگونگی بروز تعارض.
یکی از رهبرانی که ما مربی آنها بودیم و تیم ادغام شده ای متشکل از ۳۰ کارمند مستقیم را به ارث برده بود، میزبان یک “کارگاه بازنشانی تیم” بود و در آن از افراد تیم اش پرسید:
- چه چیزی به شما کمک می‌کند تا بهترین کار خود را انجام دهید؟
- چه چیزی مانع می‌شود؟
- چه توافقاتی می‌توانیم برای همکاری مؤثرتر ایجاد کنیم؟
از آن گفتگو، تیم به طور مشترک چند قاعده را تدوین کرد: “نیت مثبت را در نظر بگیرید”، “ریسک‌ها را زود مطرح کنید” و “جلساتی قبل از ساعت ۹ صبح برگزار نکنید، مگر اینکه بسیار مهم باشند”. این اقدام مشارکت همگانی را در بر داشت، اصطکاک را کاهش داد و حس امنیت روانی را تقویت کرد.
شما باید این روش را ساده نگه دارید و هربار بیش از پنج تا هفت توافق نداشته باشید. قواعد به دست آمده از تیم خود را اجرا نمایید و هر سه ماه یکبار ضمن بررسی آنها، یکدیگر را نیز پاسخگو نگه دارید.
۲. بی‌رحمانه اولویت‌بندی کنید و آنچه را که مهم است به اشتراک بگذارید
وقتی توجه شما بین افراد و پروژه‌های مختلف پخش می‌شود، کار شما در واقع به یک اولویت بندی استراتژیک تبدیل می‌شود. شما نمی‌توانید همه کارها را انجام دهید و البته نباید هم تلاشی در این راستا داشته باشید. شما باید روی آنچه که بیشترین تأثیر را دارد تمرکز نمایید، آنچه را که می‌توانید واگذار کنید و آنچه را که دیگر ضروری نیست را رها کنید.
اما اولویت بندی تنها قسمتی از کار است. قسمت دیگر، آشکار کردن بی‌چون و چرای آن است. به عنوان یک رهبر، چالش اغلب این نیست که بدانیم چه چیزی مهم است، بلکه این است که آن را برای همه روشن نماییم. بدون شفافیت مشترک، تیم‌ها یا سعی می‌کنند همه کارها را انجام دهند یا در انجام هرکاری تردید می‌کنند. هر دو منجر به فرسودگی شغلی، شکست‌ها و از دست دادن فرصت‌ها می‌شوند.
جین، یکی از مدیران اجرایی فناوری، پس از تعدیل نیرو و ادغام، تیمی متشکل از ۲۵ نفر را به ارث برد. در ابتدا، او غرق در کار بود، اما به سرعت متوجه شد که روش قدیمی کار او قابل توسعه نیست. او رویکرد خود را تغییر داد و یک پیام هفتگی با عنوان «۵ اولویت برتر» را معرفی کرد. این تغییر ساده، همه را حول محور مهم‌ترین مسائل هماهنگ کرد و در عرض چند ماه، ارجاعات به میز او را ۳۰ درصد کاهش داد.
این کار به تیم او این اطمینان را داد که حمایت او را دارند و همچنین به آنها شفافیت لازم را داد تا بتوانند با اطمینان به جلو حرکت کنند. جین به عنوان یک رهبر ناپدید نشده بود؛ بلکه از یک سطح بالاتری به رهبری تیم اش پرداخت.
از یک چارچوب تصمیم‌گیری، مانند “فوری در برابر مهم”، “RACI”، یا یک دستورالعمل سفارشی برای کل تیم، برای ایجاد یک زبان مشترک برای آنچه باید به میز شما برسد و آنچه نباید، استفاده کنید. این چارچوب به تیم کمک می‌کند تا بین کارهای حیاتی، استراتژیک و غیرضروری تمایز قائل شود. هدف، مدیریت جزئی نیست، بلکه هدف این است تا با روشن کردن مسیر به اندازه کافی، کمک نمایید تا دیگران بتوانند بدون شما نیز حرکت کنند.
۳. سطح تفویض اختیار خود را ارتقا دهید
مدیریت تیمی که به طور تصاعدی در حال بزرگ شدن است، چیزی بیش از اعتماد به دیگران را می‌طلبد. این به معنای چند برابر کردن تأثیر خودتان از طریق آنهاست. شما نمی‌توانید با انجام کارهای بیشتر، باعث رشد و توسعه شوید. این کار فقط با تمرکز بر کاری که تنها شما می‌توانید از پس انجام آن بر بیایید و توانمندسازی دیگران برای رهبری بقیه، صورت می پذیرد.
رهبران سطح بعدی، سرپرستان تیم، معاون های مورد اعتماد یا مشارکت‌کنندگان ارشد خود را که می‌توانند تصمیمات خوبی را اتخاذ نمایند و نتایج را در حوزه‌های خود هدایت کنند، شناسایی و توسعه دهید. سپس به دنبال توانمندسازی آنها باشید: به آنها استقلال بدهید، مرتباً آنها را آموزش دهید و زمینه‌ای را که برای رهبری نیاز دارند (با بینش، نه فقط دستورالعمل) فراهم کنید. اگر این کار به خوبی انجام شود، فقط بار شما را سبک نمی‌کند؛ بلکه نفوذ و جایگاه شما را نیز افزایش می‌دهد.
به عنوان مثال، یک معاون ارشد در یک شرکت فناوری سلامت، این استراتژی را با انتصاب “رهبران منطقه‌ای” در حوزه‌های اصلی عملکردی خود اجرا نمود. هر کدام از آنها اختیار تصمیم‌گیری، برگزاری جلسات و ارجاع وظایف را (فقط در صورت لزوم ) داشتند. این اقدام منجر به تصمیم‌گیری سریع‌تر، روحیه بالاتر و اجرای بهتر شد. همچنین سه نفر از اعضای تیم را برای نقش‌های رهبری آینده مشخص کرد.
از نردبان تفویض اختیار برای روشن کردن انتظارات و نشان دادن اعتماد استفاده کنید. برای مثال، به جای اینکه به یک کارمند بگویید “پیش‌نویس یک پیشنهاد را بنویس و سپس من تصمیم خواهم گرفت”، سعی کنید بگویید “شما تصمیم بگیرید و تنها در صورت وجود ریسک، من را در جریان بگذارید”. هر چه در این کار صریح‌تر باشید، دیگران اعتماد به نفس بیشتری به دست خواهند آورد. به یاد داشته باشید که تفویض اختیار به معنای کناره‌گیری نیست؛ بلکه یک سرمایه‌گذاری استراتژیک در جهت رشد تیم شماست.
۴. سیستم را در جهت تسریع کار، ساده کنید
با رشد تیم شما، آنچه که زمانی به عنوان ساختار دیده می شد، می‌تواند به سرعت به یک بی‌نظمی و هرج و مرج تبدیل شود. ارتباطات آزاردهنده می شوند، فرآیندها چندین برابر می گردند و ابزارها با یکدیگر همپوشانی پیدا می کنند. در انتها آنچه که به عنوان یک ساختار مفید آغاز شده بود، به مانعی برای سرعت، شفافیت و انگیزه تبدیل می‌شود. ما از نزدیک دیده‌ایم که هرچه سیستم‌ها بیشتر توسعه می‌یابند، تیم‌های بیشتری به جای تسریع در کار، مجبور اند مراحل بیشتری را طی کنند و کارها به تعویق می افتد.
وظیفه شما کنترل هرج و مرج نیست، بلکه حذف آن چیزی است که کار را کند می‌کند. این به معنای زیر سوال بردن سیستم‌های قدیمی، حذف مراحل غیرضروری و همسو کردن فرآیندها با آنچه اکنون اهمیت دارد، است. از خود و تیمتان بپرسید که چه چیزی باعث ایجاد بار اضافی می‌شود و سیستم را کند می کند:
- آیا این دست به دست شدن‌های دست و پا گیر وظایف است؟
- آیا گزارش های تمام نشدنی صورت وضعیت است؟
- یا جلساتی که مانند اتلاف وقت به نظر می‌رسند؟
این ها فقط عوامل کوچک آزاردهنده نیستند؛ بلکه عواملی هستند که موجب هدر رفتن انرژی در کل سیستم می شوند. یک مطالعه نشان داد که جلسات اشتباه به تنهایی برای شرکت‌های بزرگ تا ۱۰۰ میلیون دلار در سال هزینه دارد، و پاسخ‌دهندگان گزارش دادند که می‌توانستند ۳۰٪ از جلساتی را که در یک هفته در آنها شرکت می‌کردند را حذف نمایند.
دیو، یکی از مدیران اجرایی نوآوری که ما مربیگری‌اش را بر عهده داشتیم، متوجه شد که به‌روزرسانی‌های حیاتی در پلتفرم‌های مختلفی از جمله ایمیل، تیم‌ها و دسته‌های به‌روزرسانی مخصوص تیم به اشتراک گذاشته می‌شوند. اطلاعات اغلب تکرار می شد، از قلم می افتاد، یا اشتباه درک می شد. او یک “اسپرینت ممیزی فرآیند” دو هفته‌ای راه‌اندازی کرد، به مدیران منطقه‌ای خود قدرت داد تا آنچه را که کار می‌کند و آنچه که کار نمی‌کند، ترسیم کنند و جریان ارتباطات داخلی تیم را ساده سازی نمود. نتیجه آن هماهنگی سریع‌تر و صرف زمان بیشتر برای کاری که باعث پیشرفت می‌شود، شد.
هر تغییر سیستمی نیازی به یک نقشه راه تحول ندارد. با سیستم‌هایی که به شما نزدیک‌تر هستند شروع کنید، نحوه ابلاغ اولویت‌ها، نحوه تصمیم‌گیری و نحوه پیگیری پیشرفت را در نظر بگیرید. از تیم خود بپرسید چه چیزی مانع راه آنهاست و سپس آن را حذف نمایید. ساده سازی در این سطح ممکن است کوچک به نظر برسد، اما سیگنال قدرتمندی در مورد آنچه برای شما ارزشمند است، ارسال می‌کند.
۵. از انرژی خود محافظت کنید و الگوی تاب آوری باشید
وقتی تیم شما به سرعت رشد می‌کند، تقاضاها نیز همراه با آن افزایش می‌یابد. تقویم شما پر می‌شود، به دنبال آن انرژی شما نیز تحلیل می‌رود و اگر شما خسته باشید، تیم شما آن را حس خواهد کرد. اینکه چگونه تحت فشار ظاهر می شوید، به پایه احساسی برای همه اطرافیان شما تبدیل می شود.
رهبری در مقیاس بزرگ، نه یک دو سرعت بلکه یک ماراتن است. اگرچه محافظت از انرژی شما ممکن است زیاده‌روی به نظر برسد، اما این کار در واقع سرمایه‌گذاری در رهبری شماست. شما فقط ضرب‌الاجل‌ها را مدیریت نمی‌کنید؛ بلکه حس و حال تیم را نیز تعیین می‌کنید. منظور این است که در مورد پهنای باند خود صادق باشید، زمان بازیابی را افزایش دهید، و انتخاب هایی انجام دهید که پایداری را بر فوریت ترجیح می دهد. مدل سازی تاب آوری و پایداری برای تیم شما مستلزم حضور بیش از عملکرد است.
در پایان هر هفته، چند دقیقه برای یک بررسی ساده‌ی قرمز/زرد/سبز وقت بگذارید تا الگوهای ناپایدار را زود تشخیص دهید. این یک ابزار خوداندیشی برای شما به عنوان یک رهبر است، نه ارزیابی در جهت عملکرد تیم شما.
از خودتان بپرسید: الان چطور کار می‌کنم؟ با چه سرعتی پیش رفته‌ام؟ سپس یک رتبه‌بندی رنگی به آن اختصاص دهید:
- قرمز: خسته و نیازمند بازیابی
- زرد: در حال کار، اما در حال مدیریت
- سبز: پرانرژی و متمرکز
برای عادی سازی مکالمات در مورد ظرفیت و پایداری، می توانید این را خصوصی نگه دارید یا گاهی وضعیت خود را با تیم نیز به اشتراک بگذارید. وقتی از انرژی خود محافظت می‌کنید و به تیم‌هایتان اعتماد دارید، باعث افزایش استقلال و خلاقیت در آنها می شوید.
در برابر وسوسه‌ی “پیشروی به هر قیمتی” مقاومت کنید. تاب آوری مستلزم دانستن زمان مناسب برای عقب‌نشینی است تا بتوانید در مواقع ضروری، اقدام کنید.
چه با انجام پیاده‌روی های تک نفره، یا تعیین مرزهای مشخص در تقویم یا حتی داشتن یک بلوک”«ملاقات ممنوع”، سعی نمایید از انرژی خود طوری محافظت کنید که انگار بخشی از کار است؛چون واقعاً نیز همینطور است.
…
وقتی دامنه کنترل شما یک شبه گسترش می‌یابد، به راحتی می‌توانید احساس کنید که زیر بار تصمیمات، خواسته‌ها و حجم زیاد کارها مدفون شده‌اید. اما رهبری در مقیاس بزرگ، یک رهبری متفاوت است، و صرفا به معنای انجام کارهای بیشتر نیست. شما به کمال نخواهید رسید و نیازی هم به این کار ندارید.
اما اگر بتوانید تغییر عمدی در نحوه رهبری خود ایجاد کنید، فقط از بهمن جان سالم به در نمی برید؛ بلکه به تیم خود کمک خواهید کرد تا زمین محکمی پیدا کند و دوباره شروع به ساختن کند.
لینک کوتاه: womenito.com/dez9
