سیستم‌های ارزیابی عملکرد، خروجی‌ها، کارایی و سایر عوامل تعیین‌کننده محیط کار را کمّی می‌کنند تا مدیران برنامه بتوانند عملکرد یک کارمند را ارزیابی کرده و یک استراتژی تجاری مناسب بسازند.
ارزیابی عملکرد چیست؟
اندازه‌گیری عملکرد به کارایی و اثربخشی کارمندان، پروژه‌ها و ساختارهای محیط کار اشاره دارد. اندازه‌گیری عملکرد معمولاً کمی است، به این معنی که اثربخشی و پایداری یک فرآیند تجاری را بر اساس اعداد، مبالغ و امتیازات اندازه‌گیری می‌کند. اندازه‌گیری‌ها می‌توانند ماهیت کیفی داشته باشند (مانند مهارت‌های کار تیمی یک کارمند). با این حال، مدیران شایستگی‌ها را به اعداد یا ارقام مقیاس می‌دهند تا عملکرد کاری فرد را به صورت کاهشی‌تر اما واضح‌تر اندازه‌گیری کنند.
یک سازمان معیارهای عملکرد را به عنوان معیار تعیین می‌کند تا کارمندان بدانند چه سهمیه‌هایی را باید رعایت کنند و مالکان و ذینفعان بتوانند عملکرد تجاری و رضایت مشتری را بهتر ارزیابی کنند. مشوق‌ها برای اندازه‌گیری خوب عملکرد می‌تواند افزایش حقوق کارمند یا بخشی از سهم بازار یک شرکت باشد. مدیران این اندازه‌گیری‌ها را در بررسی‌های عملکرد یادداشت می‌کنند تا مشخص کنند که آیا کار با کارمند مطابقت دارد یا یک برنامه استراتژیک برای بهبود عملکرد ضروری است.
[irp]
سیستم مدیریت عملکرد چیست؟
یک سیستم مدیریت عملکرد، مجموعه‌ای واضح از KPI (شاخص‌های کلیدی عملکرد) را در اختیار مدیران ارشد قرار می‌دهد و جمع‌آوری داده‌ها را ساده می‌کند. مدیریت ارشد، کارت‌های امتیازی متوازن را در این سیستم‌ها نگهداری می‌کند تا سرعت و کارایی کار را پیگیری کند تا رهبران بخش‌ها تصویر روشنی از ریتم تیم خود داشته باشند. شرکت‌های بزرگتر معمولاً از سیستم‌های مدیریت عملکرد استفاده می‌کنند، اما مشاغل کوچک و سازمان‌های غیرانتفاعی نیز می‌توانند از این ابزارها استفاده کنند.
[irp]
۴ نوع معیار برای ارزیابی عملکرد
سازمان‌ها می‌توانند یک چارچوب اندازه‌گیری عملکرد برای درک محیط کسب‌وکار و عملکرد سازمانی خود ایجاد کنند. معیارهای عملکرد مؤثر ممکن است شامل این دسته‌ها باشند:
۱. اثربخشی: اندازه‌گیری اثربخشی یک شرکت شامل تجزیه و تحلیل کیفیت خدمات است. به عنوان مثال، یک شرکت مراقبت‌های بهداشتی ممکن است از نظرسنجی‌هایی در مورد تماس‌های خدمات مشتری برای سنجش اثربخشی کمک نمایندگان استفاده کند. اثربخشی گردش‌های کاری یا ابتکارات خاص همچنین می‌تواند در تخصیص منابع شرکت مؤثر باشد.
۲. کارایی: این داده‌های عملکرد، رابطه بین کاری که کارمندان انجام می‌دهند و هزینه اجرا را اندازه‌گیری می‌کند. هنگام بررسی ارتقاء شغلی، سرعت انجام وظایف یا درک اطلاعات جدید توسط یک کارمند برای تصمیم‌گیری مدیران ضروری است. مدیریت ارشد همچنین می‌خواهد بداند که تکمیل یک کار چقدر طول می‌کشد تا بتواند اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت سازمان را بهتر برنامه‌ریزی کند.
۳. خروجی: این داده‌ها، تعداد دفعاتی که ماشین‌آلات یا کارمندان یک کار را انجام می‌دهند، مانند ثبت فاکتورها یا ساخت قطعات خودرو، را کمّی می‌کند. دانستن این اطلاعات عملکرد، مدیریت ارشد را قادر می‌سازد تا اهداف استراتژیک خاص‌تر و قابل پیش‌بینی‌تری ایجاد کند. برای تیم‌های فروش، یک شاخص کلیدی عملکرد کمی مهم، عملکرد مالی نماینده است. این معیارهای مالی می‌توانند سودآوری یک شرکت را مشخص کنند.
۴. بهره‌وری: این معیار، معیارهای کارایی و اثربخشی، مانند هزینه مصاحبه با تعداد ثابتی از کاندیداهای موفق در بازه زمانی یک ماه پس از خروج کارمندان قبلی را به هم پیوند می‌دهد. اندازه‌گیری بهره‌وری می‌تواند به رهبران کسب‌وکار کمک کند تا تصمیماتی بگیرند که منجر به بهبود مستمر شود.
[irp]
مزایای ارزیابی عملکرد چیست؟
ارزیابی عملکرد مزایای زیادی دارد، از نقش تأثیرگذار آن در بهبود یک طرح تجاری گرفته تا نقش مؤثر آن در ترویج فرهنگ بهبود پایدار در سراسر سازمان.
ارزیابی عملکرد به طور منظم طرح‌ها را در نیمه راه آزمایش می‌کند و اولویت‌ها را برای به حداکثر رساندن فرصت‌های نوظهور بر اساس تغییرات فرآیند، مجدداً تنظیم می‌کند.
مزایای دیگری نیز برای ارزیابی عملکرد وجود دارد، از جمله:
- با توجه به اینکه اهداف و مقاصد توسط ذینفعان با هم تعیین می‌شوند، نوعی پذیرش توسط همه ایجاد می‌کند.
- امکان به کارگیری درس‌های آموخته شده و بهترین شیوه‌های ابتکارات قبلی در پروژه‌های آینده.
- افزایش پاسخگویی با روشن کردن ارزش و اثربخشی فعالیت‌ها و برنامه‌ها در دستیابی به نتایج و اهداف مطلوب.
- تصمیم‌گیرندگان درون شرکت را از تمام اخبار در محیط رقابتی مطلع می‌کند.
- به مستندسازی و شفاف‌سازی تغییرات در طول زمان کمک می‌کند.
- به انتقال پیام سازمان کمک می‌کند.
- با مشارکت ذینفعان و ایجاد درک مشترک از فرآیند، روابط را توسعه می‌دهد.
در آخر
تحلیل و ارزیابی عملکرد، یک چشم‌انداز حیاتی در مدیریت، رشد و بهبود هر کسب‌وکار یا سازمانی است.
کارفرمایان و رهبران، عملکرد را دنبال می‌کنند تا به بهره‌وری، فروش و درآمد بیشتر دست یابند و از این طریق کسب‌وکار خود را توسعه دهند.
